Unternehmen

Compliance-Richtlinien

1. Geltungsbereich

Compliance bedeutet Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der SGS Ingenieurdienstleistungen im Bauwesen GmbH, nachfolgend einheitlich Mitarbeiter genannt.

2. Informationspflicht

Jeder Mitarbeiter muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden EU-Richtlinien, Gesetze, Vorschriften und internen Arbeitsanweisungen informieren.

3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet,

  • die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten
  • fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein
  • Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
  • sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen und die Gesetze und Bestimmungen über den Wettbewerb, die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz, des Schutzes geistigen Eigentums, den Datenschutz und die Gleichberechtigung am Arbeitsplatz einzuhalten
  • Compliance-Verstöße der Geschäftsführung unverzüglich zu melden
  • eine höchstmögliche Genauigkeit bei der Erstellung von Zeitnachweisen einzuhalten. Das entgegengebrachte Vertrauen des Auftraggebers darf unter keinen Umständen gefährdet werden.

4. Gleichbehandlung

Benachteiligungen und Diskriminierungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

5. Interessenkonflikte

SGS erwartet von seinen Mitarbeitern absolute Loyalität gegenüber dem Unternehmen.

Alle Mitarbeiter müssen Situationen vermeiden, in denen ihre persönlichen oder finanziellen Interessen mit denen des Unternehmens in Konflikt geraten. Unvermeidbare persönliche Interessenkonflikte sind der Geschäftsführung offen zu legen. Im Zweifelsfall ist eine Rücksprache mit der Geschäftsführung erforderlich.

Um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, dürfen folgende Aufträge nur dann erteilt bzw. angenommen und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher von dem zuständigen Geschäftsführer genehmigt wurden:

  • Aufträge an nahestehende bzw. von nahestehenden Personen (z. B. Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)
  • Aufträge an und von Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten
  • Aufträge an und von Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind
  • Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen
  • Nebentätigkeiten für Geschäftspartner

6. Einladungen, Geschenke und Veranstaltungen

Einladungen, Geschenke und Zuwendungen von Geschäftspartnern entsprechen bis zu einem gewissen Umfang den üblichen Geschäftspraktiken. Diese Aufmerksamkeiten des üblichen freundschaftlichen Geschäftsverkehrs bleiben immer in einem kleinen Rahmen mit geringem Wert wie z. B. bei Messeartikeln, und haben keine Einflussnahme auf die Geschäftsbeziehung.

Mitarbeiter dürfen jedoch kein Bargeld oder bargeldähnliche Geschenke (z. B. Geschenkgutscheine oder ähnliches) annehmen. Zu beachten ist auch, dass geschäftliche Aufmerksamkeiten in einer Reihe von Ländern (Österreich, Schweiz, EU) gesetzlich verboten sind. Das Verbot bezieht sich in der Regel auf alle öffentlichen Amtsträger und Behördenvertreter.

Vorteile und Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen sollten niemals in der Absicht gewährt oder ausgesprochen werden, unredliche Vorteile zu erlangen. Dies gilt auch dann, wenn die Besorgnis besteht, dass eine solche Absicht unterstellt oder ein Interessenkonflikt angenommen werden könnte.

Einladungen zu Geschäftsessen dürfen grundsätzlich angenommen werden.

Die Teilnahme an Fachveranstaltungen ist zulässig und erwünscht.

7. Verbot von Bestechung und Korruption

Um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten, sind Bestechung und Korruption verboten. Kein Mitarbeiter darf Bestechungsgelder annehmen, anbieten oder gewähren. Im Umgang mit staatlichen Stellen oder Behörden ist besonders darauf zu achten, dass diesen keine Zahlungen oder sonstige Vorteile versprochen oder gewährt werden, um eine Handlung eines Beamten oder anderen Amtsträgers zu beeinflussen.

Auch gilt, dass keine Wertgegenstände an Beamte, Kunden und Mitarbeiter etc. mit der Zielsetzung übergeben werden einen Auftrag zu erhalten, zur Beeinflussung von Behörden oder geschäftlichen Entscheidungen, zur Aufrechterhaltung einer Geschäftsbeziehung oder zur Verschaffung eines billigen Vorteils. Auch dürfen aus den zuvor genannten Gründen keine Wertgegenstände von den Mitarbeitern angenommen werden.

8. Bekämpfung von Geldwäsche

Bei der Geldwäsche handelt es sich um den Versuch, illegal erwirtschaftete Einnahmen als legale Einnahmen zu tarnen. Deshalb arbeitet SGS nur mit Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel verwenden.

Jeder Mitarbeiter hat die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden.

9. Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern

SGS erwartet von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern

  • die Einhaltung aller geltenden Gesetze
  • das Unterlassen von Korruption
  • die Beachtung der Menschenrechte
  • die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
  • die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
  • den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
  • die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz.

10. Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Vorschriften und Gesetze zum Umweltschutz sind von den Mitarbeitern einzuhalten.

11. Datenschutz

Zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter zählt auch der Schutz personenbezogener Daten. Es werden ausschließlich nur Daten erfasst, die für betriebliche Aufgaben benötigt werden und gesetzlich erforderlich sind. Der Zugang zu diesen Daten beschränkt sich nur auf die Mitarbeiter, die diese für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, z. B. Personalabteilung. Gleiches gilt auch für Daten von Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Personen.

Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, müssen sorgfältig mit diesen Daten umgehen. Die Mitarbeiter stellen sicher, dass diese Daten nicht verloren gehen, veröffentlicht oder von Dritten missbraucht werden. Für Fragen zum Datenschutz steht der Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.

Mitarbeiter sind angehalten, firmenbezogene Passwörter zu schützen und diese nicht öffentlich einsichtig zu notieren.

12. Vertraulichkeit

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sind vertraulich zu behandeln. Dies gilt auch für ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnete andere Informationen, an deren Geheimhaltung das Unternehmen, seine Partner und Kunden ein Interesse haben. Derartige Informationen dürfen nicht ohne Erlaubnis an Unbefugte weitergegeben werden.

Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über unsere Kunden/Geschäftspartner verpflichtet. Vertraulich sind all diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen, z. B. weil sie für Wettbewerber von Nutzen sein oder bei ihrer Offenlegung dem Unternehmen oder dessen Geschäftspartnern schaden könnten. Typischerweise zählen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie nicht veröffentlichte Zahlen des Berichts- und Rechnungswesens zu den vertraulichen Informationen.

Vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Auch im unternehmensinternen Umgang ist generell darauf zu achten, dass vertrauliche Informationen nur an diejenigen Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

13. Schutz des Unternehmensvermögens

Zu den Vermögenswerten unserer Unternehmen gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch immaterielle Güter (geistiges Eigentum einschließlich Softwareprodukte), Informationen sowie die Ideen und das Wissen unserer Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit Unternehmenseigentum verantwortlich umzugehen. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige Geschäftszwecke, keinesfalls für rechtswidrige Zwecke benutzt werden.

Bei der Nutzung von Betriebsmitteln und Ressourcen des Unternehmens (u. a. Telefon, Computer, Internet und sonstige Informationstechnologie) sind die internen Richtlinien und sonstigen Regelungen des Unternehmens zu beachten; eine Nutzung zu privaten Zwecken ist nur zulässig, soweit die genannten Richtlinien und Regelungen dies erlauben.

14. Verhalten gegenüber Wettbewerbern

Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten. Es dürfen keine Angaben zu Preisen und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden. Ebenso sind Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung nicht zulässig.

15. Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Verstöße gegen diese Regeln können dazu führen, dass sich die Mitarbeiter, deren Kollegen und auch SGS als Unternehmen sowohl einem Reputationsrisiko als auch rechtlichen Nachteilen aussetzen. In gravierenden Fällen kann die Aufsichtsbehörde ein Bußgeld verhängen oder die Erlaubnis zum Betreiben der Geschäfte gegenüber der Gesellschaft oder den verantwortlichen Mitarbeitern widerrufen bzw. suspendieren. Darüber hinaus können Verstöße, die eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen, zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch SGS führen.

16. Ansprechpartner

Wenn Ihnen Compliance-Verstöße bekannt werden, informieren Sie die Geschäftsführung.